ビジネスの効率化におすすめのウェブサービス7

文●島徹

2019年08月14日 12時00分

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ビジネスの効率化におすすめのウェブサービス7

 ビジネスでシーンでは、スケジュールだけでなく書類や名刺、請求書など、さまざまなデータを素早く管理することが求められる。そこで今回は、多くの人が使うGoogleカレンダーの活用方法と、ビジネスで役立つアプリをご紹介する。

「Googleカレンダー」をもっと効率よく活用しよう

 ふだん何気なく使っているGoogleカレンダーだが、自分の予定を入力するだけにしか使っていないだろうか。実は思ったより多くの情報を登録できるほか、情報共有にも活用できる。

カレンダーを追加して、仕事とプライベートを分ける

 ふだんGoogleカレンダーを使っていて、仕事とプライベートなど生活スタイルによって予定の色を変えられたら便利と思っている人も多いだろう。

 そんな時は、画面左のマイカレンダー欄の“他のカレンダー”の横にある「+」をクリックして、「新しいカレンダー」を追加しよう。メインのカレンダーとは別のカレンダーを作成できる。

 予定を作成するときも、どのカレンダーに予定を登録するかを選べるようになる。予定や生活にメリハリをつけたい人は、複数のカレンダーを使い分けてみよう。

仕事とプライベートのカレンダーを別に用意すれば、生活スケジュールにもメリハリがつく

カレンダーを共有して、予定を効率よく立てよう

 仕事でほかの人とスケジュール合わせが必要な場合、ほかの人と共有するためのカレンダーを作成するのも一つの手だ。マイカレンダーの一覧から、共有したいカレンダーの 名前の右新しいカレンダーを追加したあと、カレンダーの名前の右側をクリックして「設定と共有」をクリックしよう。

 共有する内容によって、予定のある時間帯という情報だけを相手と共有する、または完全に相手に予定の編集を任せるなどの使い方が可能になる。家族との予定の調整にもこの機能は便利に使えるだろう。

共有用のカレンダーを作ったあと、カレンダーの名前の右側のメニューを開いて「設定と共有」をクリック
ほかの人と、カレンダーの内容をどの程度共有するかを設定できる

「リマインダー」で定期的な予定を入力

 カレンダーの予定入力で選べる「リマインダー」は、特定の条件で繰り返し予定を入力できる機能だ。一定期間の繰り返しの必要な要件や、毎月1回決まった時期の予定、毎年の記念日などを入力しておくと便利だろう。

連日繰り返しの予定のほか、1年や1か月に1度の予定はリマインダーで入力すると楽だ

Googleカレンダーの「タスク」はToDoと連携

 Googleカレンダーの予定入力時に「タスク」を選ぶと、指定した日時にタスクの用件を入力できる。

 ここで入力したタスクの内容は、Googleカレンダーの右側に表示されているTo Doや、Googleが提供しているスマホ向けの「ToDo」アプリにも反映される。逆にToDoで日時を指定したタスクは、Googleカレンダーにも反映される。これによって、用件によってGoogleカレンダーとToDoを使い分ける必要がなくなり便利になった。

 完了すべき時期は決まっているが、すぐに終わらせられる用件は「タスク」としてGoogleカレンダーに登録しておき、完了した内容はToDoアプリでチェックを入れると便利だろう。

予定の種類をタスクにすると、入力内容が画面右のToDoにも反映される
タスクの内容はスマホ向けのToDoアプリでも管理できる

カレンダーに位置情報を入力しよう

 Googleカレンダーで予定を入力する際、意外と無視されがちなのが位置情報。現在のGoogleカレンダーでは入力内容から予測して、ランドマークなどの有名な施設を中心に素早く入力しやすくなっている。

 さらに、登録した位置情報はGoogleマップからも確認できる。現地への移動でGoogleマップを利用するなら、予定の情報に目的地の位置情報を入力しておくと便利だ。

予定の場所を入力する際に候補が表示されるので、位置情報の入力が楽になった

生活に運動などを取り入れる「ゴール」を使ってみよう

 「ゴール」は、スマホのGoogleカレンダーアプリで新たに作られた予定のカテゴリーだ。これを設定すると、定期的な運動などの内容を予定に組み込むことができる。また、iPhoneの「ヘルスケア」やAndoridの「Google Fit」と連携して進捗情報も認識される。日常での運動の目安が欲しい人にとって有用な機能だ。

(1)「Googleカレンダー」アプリで予定を作成する際、「ゴール」のカテゴリーが増えている
(2)目的に応じた内容を選択する
(3)ジョギングの場合、どの程度運動するかを選択する
(4)入力時の内容から、カレンダーに運動の予定が自動で入れられる

「Eight」で名刺をデータ化、チャンスを引き寄せよう

Eight
Sansan
https://8card.net/
価格:無料(有料サービスあり)

 「Eight」は、名刺をスキャンしてクラウドで保存できるサービスだ。交換した名刺を無駄なくデータベース化して、次のビジネスにつなぐことができる。

 このサービスが特に役立つのは、同じくEightを利用している相手や自分自身が異動や転職などで所属が変わった場合だ。名刺やキャリアサマリーに変更があると通知が届くので、相手の職場や役職を簡単にチェックできる。

 また、自分自身の転職の報告代わりになるだけでなく、これまで培った人脈のデータベースをそのまま次の職へと持ち越しやすくなる。特に、多くの人と交流する職種の人はぜひ活用したいサービスだ。

名刺を撮影して個人のデータベースとして活用できる
名刺交換した相手先の近況などを、アプリ上で確認できる

紙の書類をスマホで電子化「Office Lens」

Office Lens
マイクロソフト
iPhone
Android
価格:無料

 「Office Lens」は、ホワイトボードや書類をカメラで撮影すると、自動的に書類を見やすいように台形補正したうえで、さらにOCRにより文字認識を実施して端末やOneDriveに保存してくれるアプリ。OneNoteやWord、PowerPoint、PDFといった書式で保存できる。

 紙の文書をデジタル化して確実に持ち歩けるうえに、あとから参照しやすいようテキストを認識してくれるのが便利。紙の資料は残しても場所をとるので、こういったアプリで早めにデジタル化しておきたい。

カメラで書類を読み取る
正しい向きに自動修正され、OCRでテキスト部分を読み取ってくれる

合わせ技で英語スピーチをリアルタイム翻訳「Otter

Otter Voice Meeting Notes
AISense
https://otter.ai/
価格:無料(機能によって有料)

 「Otter Voice Meeting Notes」は、英会話をリアルタイムでテキスト起こし可能なボイスレコーダー。テキスト起こしした内容はアプリだけでなく、Otterのウェブサイトでも確認できる。

 このOtterのサイトをPCのChromeブラウザーで開いて翻訳機能を利用することで、英会話のテキスト起こしが自動的に日本語へ翻訳される。日本語への翻訳精度は微妙だが、英語の会話をリアルタイムである程度理解できるのは便利。長時間の英語のスピーチを聞く場合の補助として便利だ。

英会話をリアルタイムで文字に起こせる
リアルタイムの英会話の文字起こしをChromeで日本語翻訳する使い方もある

複数人での会議文書を整理 「Dropbox Paper

Dropbox Paper
Dropbox
https://paper.dropbox.com/
価格:無料

 「Dropbox Paper」は、複数人でアイディアを出し合いつつ、ある程度整った文書を作成できる共同作業ツール。PCでもスマホのアプリからでも作業に参加できる。

 ブレインストーミングなどで書き出した内容などを、Paperの機能でわかりやすい書式にまとめやすく、複数人の会議から議事録やプレゼンテーション向きのドキュメントを作りやすいツールだ。

アイデアテキストの羅列を、Paperの書式設定できれいに整理できる

飲み会日程はこれで解決「スマート幹事くん」

スマート幹事くん
リクルート
iPhone
Android
価格:無料

 社会人ならではの悩みと言えば、会社での歓送迎会などの幹事を任されてしまったケース。このツールがあればストレスなくスマートに幹事をこなせるはず。

 特に、一番大変な複数人の日程調整のアンケート機能が便利だ。全員にアンケートサイトのURLを送って返答をもらえば、一目で最適な日どりを確認できる。かなり以前から存在するアプリだが、今でも変わらず便利だ。

幹事に便利なツールを複数搭載
特に日程調整のアンケートが便利だ

口座登録で経理が楽に、クラウド会計「freeee

freee
freee
https://www.freee.co.jp
価格:無料(サービスにより異なる)

 「freee」は、中小企業や個人事業主にとって便利なクラウド型の会計サービス。決済用の銀行口座やクレジットカードを登録しておけば、毎月の入出金の整理など経理作業を効率的に進められる。見積書や請求書などの発行にも対応する。

 さらに、スマホ用アプリを使えば出先のちょっとした空き時間で経理処理を済ませられるだけでなく、ちょっとした出費もレシートを紙で撮るだけですぐに記録できる。経理に人を割けない個人や企業にとってはかなり便利なアプリだ。

決済用のカードの情報を同期して、スマホから楽に仕分けできる
出先でのレシートもその場で即登録可能だ

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