Slackで業務効率向上と密なコミュニケーションを同時に実現する10のテク

文●柳谷智宣 編集●ASCII編集部

2019年08月31日 10時00分

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Slackはただのチャットツールではない
使いこなすための10のテクニック

 ビジネスチャットツールの「Slack」は、2014年にローンチされ、日本語版は2017年にリリースされた。しかし、たったこの数年で、世界150ヵ国でデイリーアクティブユーザー数1000万人を越えるデファクトスタンダードに急成長した。日本でも、大企業を中心に多数の企業が導入しており、デイリーアクティブユーザー数は50万人を超える。読者の中にも会社で使っているという人も多いのではないだろうか。

 チャットツールなのでコメントを読んで投稿するのは誰でもできるが、それだけだとちょっともったいない。そこで今回は、Slackを使いこなして業務効率向上と密なコミュニケーションを同時に実現する10のワザを紹介しよう。

ビジネスで使っている「Slack」、眠っている機能を活用して業務効率をアップしよう

Slackで業務効率を上げるワザ その1
コミュニケーションを円滑するリアクジに自分の顔画像を設定する

 Slackはビジネスチャットではあるが、コミュニケーションを円滑にするため絵文字の活用を推奨している。タスクを振るときも、命令口調に感じられるよりは、手を合わせたり頭を下げている絵文字が付いていると、空気が柔らかくなる。

 また、「いいね!」のように「リアクション」として、絵文字を付けることも可能。Slackには既読監視機能がないので、「読みましたよ」とか「いいですね」といったことを表すために利用できる。親指を上げた手のアイコンだけでなく、絵文字すべてを利用できるのがユニーク。この絵文字のことを、リアクション・絵文字、略して「リアクジ」と呼ぶ。

 この絵文字を自分で作ることも可能。Slackの絵文字ページ「https://○○○○.slack.com/admin/emoji」(○○○○は自分のドメイン名)にアクセスし、画像をアップロードすればいい。画像は正方形で、ファイルサイズは128KB以下にしておくこと。

 たとえば、自分の顔を登録しておくと、リアクジで使ったときに自分がいいね! したことをすぐにわかるのでオススメ。通常はリアクジにマウスポインターを合わせないと押した人がわからないので、一手間省けるのだ。

ワークスペースのカスタマイズページから「絵文字」タブを開き、「カスタム絵文字を追加する」をクリックする
「画像をアップロードする」をクリックして、画像をアップロードする
カスタム絵文字として利用できるようになる

Slackで業務効率を上げるワザ その2
プロフィールに手を入れて見映えを整えておく

 初期設定の状態だと、名前が英語表記のままだったり、アイコンに抽象画みたいな画像が使われている。会社がSlackを正式導入したなら、長い間使うと思われるので、プロフィールをしっかり設定しておいたほうがいいだろう。

 まずは、「表示名」を設定しよう。メニューから「プロフィール&アカウント」を開き、「氏名」と「表示名」を入力する。「表示名」はニックネームなどを登録できるが、氏名に英語表記、表示名に漢字表記を入れておくと便利。表記は漢字になり、読みがわからなければプロフィールを見ればいい。英語を抵抗なく使っている企業なら逆でもいいだろう。

 また、プロフィール写真も設定しておきたい。自分が誰なのかがわかりやすくなる。顔がわかっていれば、社内で出会ったときにもすぐにお互いを認識できるので、コミュニケーションがはかどること請け合いだ。

メニューを開き、「プロフィール&アカウント」をクリック
「氏名」と「表示名」を入力し、「画像をアップロードする」をクリックする
画像をアップロードしたら、利用する部分を切り取り、「保存する」をクリックする
氏名に英語、表示名に漢字、プロフィール写真に顔写真を設定した画面

Slackで業務効率を上げるワザ その3
ダイレクトメッセージで複数人での内密話をする

 オープンチャンネルに投稿した内容は全員が閲覧でき、プライベートチャンネルは招待された人しか閲覧できない。個人間でコミュニケーションを取りたいならダイレクトメッセージを使えばいい。

 特定の複数メンバーと内密の話をしたいが、適切なプライベートチャンネルがない場合は、ダイレクトメッセージに全員を招待すればいい。

 ちなみに、Slackでは送信済みのメッセージを削除できるうえ、新着通知も消せるのがありがたい。ただし、Windows 10などに通知されたプレビューは消せないのは覚えておこう。

「ダイレクトメッセージを開く」をクリックする
一覧からメンバーを追加し、「開始」をクリックする
指定したユーザーだけで内密のダイレクトメッセージをやりとりできる

Slackで業務効率を上げるワザ その4
既読スルーしがちな人にタスクをきっちり伝える

 指示されたタスクやワークフローを目にしたはずなのに、まったくやってくれない人がいる。「自分宛だと思いませんでした」という理由が多いので、名指しして投稿しよう。その際、テキストで「○○さん」と入力するのではなく、標準機能を使って宛先に指定することが重要。相手に通知が行くので、見逃したという言い訳ができなくなるのだ。

 「@」をクリックするか、キーボードで入力すると宛先の一覧が表示されるので、ユーザーを選択すればいい。複数入力することも可能だ。ユーザー名は登録通りに表示され、本来はそのままでOK。しかし、日本企業で呼び捨てが気になるなら、その後に「さん」付けすればいいだろう。

 ちなみに、「@channel」を選択すればチャンネル内の全員に、「@everyone」はワークスペースの全員に、「@here」はチャンネル内のオンラインユーザーに通知が届く。便利ではあるが、多用するとノイズになってしまうので要注意。

「@」をクリックするか入力する
一覧から宛て先のメンバーを選択する
名指しでメッセージを投稿できる

Slackで業務効率を上げるワザ その5
忙しいときに自分宛てのメッセージだけでも確認する

 大企業だと、参加しているチャンネルのすべての投稿を完璧に追いかけるのは難しい。それでも自分が絡んでいるメッセージを見逃すわけにはいかない。そんな時に便利なのが、「アクティビティログ」。「@」で指名された内容やリアクションなどをまとめてチェックできる。

右上の「@」アイコンをクリックする
自分に関係のあるメッセージが抽出される。前後の流れを確認するなら「ジャンプ」をクリックする
チャンネルが開き、該当箇所が表示される

Slackで業務効率を上げるワザ その6
時間のないときに対処しないといけない投稿を見てしまった場合

 電車で移動中などに、Slackのスマホアプリでチャンネルを眺めていたら、自分宛のメッセージを見つけてしまったものの、対応する時間がないということもある。後で対応しようと思っても、そのままでは忘れてしまう可能性大。「@」で指名してくれているなら、前述のテクニックで拾うこともできるが、そうでないならどうしようもない。

 そんな時は、スター機能を利用する。「★」を付けた投稿はブックマークのように後で手軽に参照できるのだ。もちろん、他の人にスターを付けたことはわからないようになっている。

スマホアプリで後で対応したい投稿を見つけたら、長押しする
「メッセージにスターを付ける」をタップする
スターが付いた投稿は、いつでもまとめて確認できる

Slackで業務効率を上げるワザ その7
全員で共有したい投稿はピン留め

 マニュアルや決まり事、最新情報など、全員で共有したい投稿があったときには、「ピン留め」機能を利用しよう。投稿のメニューから「#○○ へピンする」をクリックすると、ピン留めできる。ピン留めしたアイテムは、「チャンネル詳細」を開けば確認できる。

「#○○ へピンする」をクリックする
「はい、このメッセージをピン留めします」をクリックする
「チャンネル詳細」を開くと、ピン留めしたアイテムを確認できる

Slackで業務効率を上げるワザ その8
チャンネルに投稿された画像や資料をダウンロードする

 Slackには画像やパワポ資料などのファイルをアップロードして共有できる。参加ユーザーなら自由にダウンロードできるのだが、記憶や検索で目当てのファイルを探せないこともある。

 そんな時は、「チャンネル詳細」の「共有されたファイル」を開き、一覧からファイルを探せばいい。クリックすればプレビューが表示されるので、その上にある「ダウンロード」ボタンをクリックしよう。

「チャンネル詳細」から「共有されたファイル」を開く
ファイルをダウンロードできる

Slackで業務効率を上げるワザ その9
絵文字を使って簡単にメンバーから投票する

 宴会の日時や場所をすりあわせたいときなどもSlackを活用しよう。一番簡単なのは、リアクジを利用して投票してもらうこと。

 選択肢ごとに絵文字を指定し、ユーザーに選んでもらうだけなので手間もかからない。数値がダイレクトに表示されているので、集計する必要もないのでオススメの機能だ。

絵文字を使って選択肢を設定する。もちろん数字でなくてもOK
クリックした人の人数がすぐにわかるので手軽だ

Slackで業務効率を上げるワザ その10
上級編:Slackアプリをインストールして
ビジネスのハブとして活用する

 Slackは様々なアプリやサービスと連携できるのが特徴。メニューから「App」を開き、目当てのアプリをインストールすればすぐに利用できる。

 たとえば、Google Driveを連携させれば、その中に保存されているファイルの共有やアクセス権の設定をSlack上からできるようになる。他のウェブページを開かなくて済むのは業務効率を大きく改善してくれることだろう。

 ただし、会社によっては一般ユーザーにアプリの追加を許可していないこともある。インストールしていいかどうかわからない場合は、まずはシステム管理者に聞こう。

「App」を開くと、アプリ一覧が表示されるので、インストールしたいアプリの「インストール」をクリックする
「Google Drive」をインストールすると、「+」からファイルのURLをSlackに投稿できるようになる
アクセス権をチェックし、Slack上からアドバイスをしてくれる
許可するアクセスも細かく設定できる

 以上が、Slackを使いこなして業務効率向上と密なコミュニケーションを同時に実現するワザ10選だ。Slackは単なるチャットツールにとどまらない、ビジネスプラットフォーム。がっつり使い倒して、仕事のアウトプット量やクオリティーをアップさせよう。

筆者紹介─柳谷智宣

著者近影 柳谷智宣

1972年生まれ。ネットブックからワークステーションまで、日々ありとあらゆる新製品を扱っているITライター。パソコンやIT関連の媒体で、特集や連載、単行本を多数手がける。PC歴は四半世紀を超え、デビューはX1C(シャープ)から。メインPCは自作、スマホはiPhone+Xperia、ノートはSurface Pro3とMacbook Air。著書に「銀座のバーがウイスキーを70円で売れるワケ」(日経BP社)、「Twitter Perfect GuideBook」(ソーテック社)、「Dropbox WORKING」(翔泳社)、「仕事が3倍速くなるケータイ電話秒速スゴ技」(講談社)など。筋金入りのバーホッパーで夜ごとバーをハシゴしている。好きが高じて、「原価BAR」を共同経営。現在、五反田・赤坂見附・銀座で営業中。


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