柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」

新型ScanSnapでスキャンを起点とする作業を自動化するワザ (1/2)

文●柳谷智宣

2018年10月28日 10時00分

　10月12日に、PFUのドキュメントスキャナー「ScanSnap」の最新モデル「iX1500」が発売された。6年ぶりのフルモデルチェンジだ。ドキュメントスキャナーとして進化しているのはもちろんのこと、iX1500の目玉はタッチパネルを搭載し、カスタマイズできるスキャンボタンを最大30個まで設定できる点。これまで手動で行なっていた作業をスキャン時にボタンを選ぶだけで済ませられるのが超絶便利。今回は「ScanSnap iX1500」をビジネスで使う際にどんなことが可能なのかを紹介しよう。

さまざまな紙資料に合わせて、ワンタッチでスキャン設定から保存場所までを使い分けられるのが画期的

保存場所に合わせて
プロファイルを追加できるのが超絶便利

　ScanSnap iX1500はタッチパネルに表示するスキャンボタンをカスタマイズできる。最大30個まで並べることができ、20種類のプロファイルテンプレートも用意されている。取り込む文書の内容に合わせて、カラーモードや読み取り面、画質、ファイル形式などを設定しておけるのは確かに便利。何でもかんでも最高画質で取り込んでいると、ファイルサイズが大きくなりストレージを圧迫してしまう。

　しかし、「ScanSnap iX1500」の真骨頂は保存先を選べること。文書をスキャンと言っても、書類の種類は多岐にわたる。領収書や契約書、請求書にパンフレット。郵便物から家電のマニュアル、はがきや年賀状、はてはプラスチックカードもスキャンすることがあるかもしれない。

　従来もある程度の振り分けはできたが、結局は一度保存してから手動で分類していた。しかし、ScanSnap iX1500では、一度設定すれば、本体のアイコンをタッチするだけで任意の場所に保存してくれるのだ。PC作業なしに分類できるので、手間が大きく省ける。オフィスのペーパーレス化にとても有効である。

　さらに、保存先にクラウドサービスを選ぶこともできる。名刺管理アプリのEightやクラウド会計サービスのMFクラウドなどに、名刺屋領収書をダイレクトに送信できる。さらには、OneDriveやDropboxなどのクラウドストレージにも対応しており、可能性はアイディア次第で広がりそう。

満を持して登場した「ScanSnap iX1500」。2018年度グッドデザイン賞も受賞した

「ScanSnap Home」から設定する

「プロファイルを追加する」でボタンを追加できる

複数の会社の経費をワンタッチで
それぞれのクラウド会計サービスに登録する

　複数の会社や組織を管理している場合、日々の領収書がどちら扱いなのかをきちんと分類する必要がある。とはいえ、これまではひとまとめになってしまい、後で仕分けるのが大変だった。これからは、スキャンするときにボタンで分類できるのがラク。しかも、現時点でfreeeやMFクラウド会計、Crew、Dr.Wallet、MJS、STREAMED、TKC証憑ストレージサービスなどに対応しており、直接クラウドサービスにスキャンデータを送信できるのだ。

　アイコンはいくつか候補が用意されているので、内容にマッチしたボタンを選ぼう。ボタン名にはあまり文字数を表示できないので、わかりやすい名前を工夫しておきたい。半角のカタカナを使う手もある。